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Sachbearbeitung On-Site / Fieldservice (all genders)

in Ludwigsfelde near Berlin 

Code - MBS

Als Sachbearbeitung On-Site / Fieldservice (all genders) übernehmen Sie die administrative Unterstützung des On-Site & Field-Service im Tagesgeschäft und bei weltweiten Einsätzen.

YOUR TASKS

  • Unterstützung in der Buchung von Dienstreisen für Auslandseinsätze  
  • Beantragung von VISA und Einreisebescheinigungen und Kommunikation mit den zuständigen Behörden 
  • Beantragung weiterer Bescheinigungen für Auslandstätigkeiten (e.g. E101/A1 bei Krankenkassen) 
  • Anlage und Pflege von Projektinformationen in internen Systemen (SAP, MSD) 
  • Vorbereitung der Grundlagen für die operative Rechnungsstellung 
  • Unterstützung bei der Reisekostenabrechnung operativer Einsätzen 
  • Stundenschreibung/ Zeitwirtschaft in SAP 
  • Erstellung der von ausländischen Behörden geforderten Rechenschaftsberichte und Dokumentationen 
  • Fristgemäße Anmeldungen und Datenerfassung lokaler Steuererklärungen, u.a. in Norwegen, Dänemark und Thailand 
  • Überwachung notwendiger Schulungen & Trainings der Mitarbeiter:innen 
  • Organisation und Unterstützung bei der Vorbereitung von Workshops/Meetings 
  • Auslösen von Bestellanforderungen zur Beschaffung von Material und Dienstleistungen 
  • Durchführung von Aufgaben gleicher oder gleichwertiger Anforderung im Auftrag der Fachvorgesetzten 

YOUR PROFILE

  • Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich, z.B. als Bürokauffrau/-mann, Industriekauffrau/-mann oder vergleichbare Qualifikation
  • Nachweisbare Erfahrung in administrativen Tätigkeiten, idealerweise im Bereich Fieldservice oder Projektmanagement
  • Erfahrung im Umgang mit SAP, insbesondere in den Modulen zur Reisekostenabrechnung und Zeitwirtschaft
  • Erfahrung in der Organisation von Dienstreisen und behördlichen Anträgen (z.B. VISA, Einreisebescheinigungen)
  • Hohe Organisationskompetenz, um mehrere Aufgaben effizient zu koordinieren und fristgerecht abzuschließen
  • Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten, um mit verschiedenen Behörden und internen Stakeholdern zu kommunizieren
  • Ausgeprägte Service- und Kundenorientierung, um die Bedürfnisse der Mitarbeiter:innen im Fieldservice zu unterstützen
  • Fähigkeit, gut im Team zu arbeiten und die Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen zu fördern
  • Gute Deutschkenntnisse sind zwingend erforderlich, Englischkenntnisse sind oft notwendig, insbesondere bei der Organisation internationaler Einsätze

OUR OFFER

  • Attractive salaries in accordance with the IG Metall collective agreement, holiday and Christmas bonus and other special payments, profit share program and company pension scheme
  • Good Work-life-balance: 38- hours week (from july 2025 35- hours week), 30 days holiday and flexible working time models with flex time options, possibility to work remotely 
  • Extensive further training opportunities and individual development programs 
  • EGYM Wellpass and company sports groups
  • Mobility offerings like bike leasing, Deutschlandticket Job subsidy and discounted commuter and company busses as well as car leasing offerings 
  • E-charging stations and free parking spaces 
  • Financial relocation support for new hires 
  • Company restaurant with delicious and varied meals 
  • Great teamspirit and employee events

We shape the future of aviation and bridge cultures and people. Our employees' diverse ideas, experiences and perspectives are essential to our success. As an employer, we are committed to promoting diversity and inclusion in the workplace.

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We look forward to getting to know you.

Your Recruiter:

Joana Vogt

 

 

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